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書類の種類

2017年11月06日

稟議書 | 会議の開催を減らして無駄を排除するための仕組みが壮絶に時間を食う件

稟議書(りんぎしょ)とは、会社の仕組み上現場で判断できないけど、比較的簡易な案件について会議を開催せず同意と承認を求めるための書類です。

本来は会議等でみんなで決めるのが原則なんですが、その「会議をする時間がもったいないし、簡易的な案件だから書類を回覧or説明して回ればいいよね。」といった発想で運用されています。

例えば、どこかの企業と新たに契約したり、就業規則等を少し改定したり、担当部署の権限では買えない100万円位の設備だけど会社全体から見ると業績に与える影響がほとんどないといったケースでワザワザ役員や上級の意思決定者を集めるまでもない時、担当者が稟議書を持って回覧すればいいじゃないかといった発想です。
  • 稟議書には様式がある
様式とは、いわゆるひな型、テンプレートのことです。みんなが「この書き方の方が伝わりやすい!」なんてやっていたら、見るほうも大変ですし、最適な書き方を考えるための時間が無駄ですから、稟議制度が構築されている組織の場合、稟議書の様式が存在しています。

そのため、この様式に則って稟議書を作成することが必須です。
  • 前例踏襲を恐れない
稟議書を作成する大抵の行為には前例が存在します。前例がない完全に初めての案件であれば基本的には会議が開催されるはずですから。

そのため、もし類似の案件があれば前例を踏襲して作成するのがコツです。
  • 前例踏襲を好まない上長対策
と前例踏襲を勧めると「そんなの仕事ではない、作業だ」と怒る方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、仕事を対外的に価値を生むことと定義するならば、仕事は稟議書を作成できるところまで条件を詰めるところまでなのであくまで稟議書の作成はどちらにしても作業です。そのため、作業である稟議書作成の手間を削減することに罪悪感を持つ必要はありません。

しかし、もし上長が前例踏襲を嫌がるタイプであれば逆らっても仕方ないので、一旦、自己流に作成した稟議書の案を見せてダメ出しを貰います。

その後、悩んでいるそぶりを見せながらしばらく他の仕事に取り掛かり(ボーとしていても仕方ないですし、文章表現などは最終的には好みの問題ですから考えても結論など出ません)、頃合いを見てうまく承認された前例と上長からのダメ出し内容をうまく反映させた書類を持っていくといいでしょう。

もし、このような行為が下らないと思われたならあなたが上長になったときには、そのような行為を行わないようにしてください。

また、もっと偉くなって組織全体の仕組みを変更できるのならば、稟議をしなくても意思決定ができるように現場への権限移譲を進めていくと良いと思われます。


keieimanga at 07:17|PermalinkComments(0)

2015年02月15日

アジェンダ | 聞きなれない言葉を聴くと、構えてしまいますよね

アジェンダとは、会議での検討課題を示す言葉です。英語ではagendaと表記されますが、どの程度一般的でしょうか?

一応意味的には、会議での検討課題から議事といった風になるのですが、レジュメの発表内容の要約に対して、会議の議事といった風に全体的な雰囲気を持つ言葉です。

さて、繰り返しになって恐縮ですが、アジェンダという言葉を使う事が文化として定着している組織であればこういった用語を積極的に使うと良いと思います。

しかし、誰も使っていないような組織でいきなり「本日のアジェンダを…」などと始めると、微妙な空気を作り出してしまうといった事は言うまでもないでしょう。

書類の種類(外来語編)


keieimanga at 20:49|PermalinkComments(0)

レジュメ | 大学生や意識の高めの人が好んで使う表現です

レジュメとは、会議で配付される場合には、発表する内容の要点をまとめた数枚の印刷物、面接などで提出を要求される場合には履歴書を意味する言葉です。レジメと発音されることもありますがもともとはフランス語でrésuméと表記されます。

「今日のレジュメを配付します」などと学生さんがゼミの発表で言ったりする事がありますが、会社で使う際には「会議の進行はお配りしたレジュメに沿って…」といった風に使います。

個人的には、履歴書というのであれば履歴書と言えばいいと思いますし、発表内容の要約と言えばそれで通じると思います。

しかし、そうはいってもその場でふさわしい振る舞いというものがあり、レジュメと好んで言われているような組織文化なのにもかかわらず頑なに日本語に言い換えるのも望ましくはありません。

しかし、逆にそのような言葉を使う文化のない組織に属しているのならばワザワザそういった言葉遣いをしないというのも処世術というものです。

とはいえ、レジュメという言葉を使わない文化の組織に属していたとしても、そういった意味で使われる言葉であることだけは知っておいた方が良いですね。

書類の種類(外来語編)


keieimanga at 20:47|PermalinkComments(0)

書類の種類(わかりにくい外来語編)

仕事をしていると様々な書類を作成したり、受け取ったりするものです。パソコンで文書を作成することが多くなったからと言えども、最終的には書類を作っているわけですし、重要な契約書等はやはり紙に出力したうえで印鑑を押すといった事がなされます。

というように、仕事は、書類に始まり書類に終わるといった風に言っても過言ではないですよね。

しかし、最近ではいろいろな言い方がなされるようになっています。レジュメ、アジェンダなどですね。

会社の文化がそのような言葉遣いをする事が望ましいとされているのならば「郷に入っては郷に従え」との格言があるように、特に避けずに使って行けばよいと思います。

しかし、一部の意識高い系の人だけがこれらの言葉を喜んで使っているのならば、賢明な皆さんには改めて言うまでもないですよね?(まあ、あえて波風を立てる必要はないので相手が何を言っているかだけ把握し自分がその言葉を使うかどうかを判断すればよいと思います。)


アジェンダ →会議の検討課題、会議次第

レジュメ →要約、履歴書

フライヤー →チラシ(別記事を用意する程の説明分を用意できませんでした。)


言い換え例も示していますので、その言葉遣いが喜ばれるかどうかを考えてどちらの言葉を使うかを選んでくださいね。


keieimanga at 20:46|PermalinkComments(0)