スポンサード

2017年11月06日

稟議書 | 会議の開催を減らして無駄を排除するための仕組みが壮絶に時間を食う件

稟議書(りんぎしょ)とは、会社の仕組み上現場で判断できないけど、比較的簡易な案件について会議を開催せず同意と承認を求めるための書類です。

本来は会議等でみんなで決めるのが原則なんですが、その「会議をする時間がもったいないし、簡易的な案件だから書類を回覧or説明して回ればいいよね。」といった発想で運用されています。

例えば、どこかの企業と新たに契約したり、就業規則等を少し改定したり、担当部署の権限では買えない100万円位の設備だけど会社全体から見ると業績に与える影響がほとんどないといったケースでワザワザ役員や上級の意思決定者を集めるまでもない時、担当者が稟議書を持って回覧すればいいじゃないかといった発想です。
  • 稟議書には様式がある
様式とは、いわゆるひな型、テンプレートのことです。みんなが「この書き方の方が伝わりやすい!」なんてやっていたら、見るほうも大変ですし、最適な書き方を考えるための時間が無駄ですから、稟議制度が構築されている組織の場合、稟議書の様式が存在しています。

そのため、この様式に則って稟議書を作成することが必須です。
  • 前例踏襲を恐れない
稟議書を作成する大抵の行為には前例が存在します。前例がない完全に初めての案件であれば基本的には会議が開催されるはずですから。

そのため、もし類似の案件があれば前例を踏襲して作成するのがコツです。
  • 前例踏襲を好まない上長対策
と前例踏襲を勧めると「そんなの仕事ではない、作業だ」と怒る方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、仕事を対外的に価値を生むことと定義するならば、仕事は稟議書を作成できるところまで条件を詰めるところまでなのであくまで稟議書の作成はどちらにしても作業です。そのため、作業である稟議書作成の手間を削減することに罪悪感を持つ必要はありません。

しかし、もし上長が前例踏襲を嫌がるタイプであれば逆らっても仕方ないので、一旦、自己流に作成した稟議書の案を見せてダメ出しを貰います。

その後、悩んでいるそぶりを見せながらしばらく他の仕事に取り掛かり(ボーとしていても仕方ないですし、文章表現などは最終的には好みの問題ですから考えても結論など出ません)、頃合いを見てうまく承認された前例と上長からのダメ出し内容をうまく反映させた書類を持っていくといいでしょう。

もし、このような行為が下らないと思われたならあなたが上長になったときには、そのような行為を行わないようにしてください。

また、もっと偉くなって組織全体の仕組みを変更できるのならば、稟議をしなくても意思決定ができるように現場への権限移譲を進めていくと良いと思われます。


スポンサード あなたの羅針盤になる事業計画を一緒に作成します 経験豊富な中小企業診断士がプロの事業計画を一緒に作成
keieimanga at 07:17│Comments(0)書類の種類 

コメントする

名前
 
  絵文字