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2017年11月06日

稟議書 | 会議の開催を減らして無駄を排除するための仕組みが壮絶に時間を食う件

稟議書(りんぎしょ)とは、会社の仕組み上現場で判断できないけど、比較的簡易な案件について会議を開催せず同意と承認を求めるための書類です。

本来は会議等でみんなで決めるのが原則なんですが、その「会議をする時間がもったいないし、簡易的な案件だから書類を回覧or説明して回ればいいよね。」といった発想で運用されています。

例えば、どこかの企業と新たに契約したり、就業規則等を少し改定したり、担当部署の権限では買えない100万円位の設備だけど会社全体から見ると業績に与える影響がほとんどないといったケースでワザワザ役員や上級の意思決定者を集めるまでもない時、担当者が稟議書を持って回覧すればいいじゃないかといった発想です。
  • 稟議書には様式がある
様式とは、いわゆるひな型、テンプレートのことです。みんなが「この書き方の方が伝わりやすい!」なんてやっていたら、見るほうも大変ですし、最適な書き方を考えるための時間が無駄ですから、稟議制度が構築されている組織の場合、稟議書の様式が存在しています。

そのため、この様式に則って稟議書を作成することが必須です。
  • 前例踏襲を恐れない
稟議書を作成する大抵の行為には前例が存在します。前例がない完全に初めての案件であれば基本的には会議が開催されるはずですから。

そのため、もし類似の案件があれば前例を踏襲して作成するのがコツです。
  • 前例踏襲を好まない上長対策
と前例踏襲を勧めると「そんなの仕事ではない、作業だ」と怒る方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、仕事を対外的に価値を生むことと定義するならば、仕事は稟議書を作成できるところまで条件を詰めるところまでなのであくまで稟議書の作成はどちらにしても作業です。そのため、作業である稟議書作成の手間を削減することに罪悪感を持つ必要はありません。

しかし、もし上長が前例踏襲を嫌がるタイプであれば逆らっても仕方ないので、一旦、自己流に作成した稟議書の案を見せてダメ出しを貰います。

その後、悩んでいるそぶりを見せながらしばらく他の仕事に取り掛かり(ボーとしていても仕方ないですし、文章表現などは最終的には好みの問題ですから考えても結論など出ません)、頃合いを見てうまく承認された前例と上長からのダメ出し内容をうまく反映させた書類を持っていくといいでしょう。

もし、このような行為が下らないと思われたならあなたが上長になったときには、そのような行為を行わないようにしてください。

また、もっと偉くなって組織全体の仕組みを変更できるのならば、稟議をしなくても意思決定ができるように現場への権限移譲を進めていくと良いと思われます。


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keieimanga at 07:17|PermalinkComments(0)書類の種類 

2017年01月23日

ローンチ | 発車オーライで公開します

ローンチとは、新しいサービスを始めたり、新製品や新商品を発売する事を指す言葉です。

ローンチなどと言いますが、日本語にすると発射とか発進とかそんな意味合いの言葉です。

そのため、「新しい商品が立ち上がります」とか「新サービスを公開します。」 といったくらいの意味の言葉です。
  • 用例
「新サービスをローンチする」、「新商品をローンチすることを計画しています。」といった形で使いますが、素直に新サービスを開始しますとか新商品の発売を計画しています。といった風に使えばいいと思われいます。

金融系の人とか、IT系の人が好んで使う印象があり、「新Webサービスを5月にローンチする」などとカフェでこぎれいなお兄さんが綺麗な(あまり使っていなさそうな)PCを広げながら話しているのを耳にすることもあるでしょう。

英語表記すると「launch」となりますが、そこを英語にするなら、全部英語で会話してもいいのでは?と思う事がままあります。
  • 先輩が使っていたら
 もし、ローンチという言葉を先輩が好んで使っていた場合、無理に反応せず自分の中で「ああ、開始するんだな…」位に翻訳して、言葉自体は流してしまったほうが無難です。

余力があれば、「●●を5月にローンチするなんてすごいですね」と、オウム返しにすると単に相槌を打つよりも親しくなりやすいのでお勧めです。(オウム返しは心理学的に実証された方法ですからね)

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keieimanga at 05:00|PermalinkComments(0)カタカナ用語 

2016年07月18日

キックオフ | さあ、これからプロジェクトを始めましょうという意味です

キックオフとはこれから何らかのプロジェクトを始めるときに使われる言葉です。

ラグビーとかで、初めにボールを蹴って試合を始めると思いますが、あれをキックオフといいます。そこから、会社用語として使われる場合、初めての打ち合わせをキックオフというようになったのです。
  • 使われ方は?
このキックオフは、多くの場合、キックオフミーティングなどと用いられ、この場合はプロジェクトを始めるときに、メンバーを集めて行う会議といった意味になります。

初めての会議ですから、「このプロジェクトは何を目指して、どのような日程・納期で実施しするのか。それらの事を実現するために、どのような資源を投入するのか」といった事が決められます。

と、ここで決められますと書きましたが、ほとんどの場合は、一方的に発表される会となります。

つまり、キックオフミーティングで初めてプロジェクトの概要及び予算、納期、人員体制を知るといったことがになることが多いのです。
  • 一応調整もします
とはいえ、この場で多少の調整も行われます。しかし、メンバー相互の紹介といったことに重きを置かれているので、プロジェクトの根幹部分の調整は行われないのが普通です。

よく、ビジネスを進めるうえで重要な資源をさして、人モノ金と言います。しかし、このキックオフミーティングではほとんどの場合、人モノ金の要素はすでに決まったものとして与えられます。

また、製造現場ではそれぞれがトレードオフとなる要素として、品質、コスト、納期(QCD)が挙げられます。しかし、これらのモノも、既に決められているのが通例です。

そのため、キックオフミーティングでその案件が炎上必至であることを悟るといった悲しい事例を聞く事もあります。

まあ、試合が始まったら今ある戦力で戦うしかないというがサッカーやラグビー等の球技ですから、用語としてはその通りの使い方なのでしょう。

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keieimanga at 21:51|PermalinkComments(0)カタカナ用語